Systemet må registrere fag, timer og grunner for fravær. For at et slikt system skal være godt, må skolen ha klare og tydelige holdninger til fravær og tidlig involvere foresatte og andre hjelpeinstanser. Det er den enkelte lærer som registrerer fravær, men skoleledelsen må sørge for at skolen har en felles praksis for fraværsregistrering, og at det finnes arenaer for å diskutere bekymringer knyttet til fravær mellom de ansatte og skoleledelsen.
Under "nyttige skjema" finner skolene anbefalte prosedyrer for registrering og oppfølging av elevfravær.