Alstahaug

PERSONVERNERKLÆRING FOR ANSATTE I ALSTAHAUG KOMMUNE

Denne personvernerklæringen forklarer hvorfor Alstahaug kommune registrerer opplysninger om deg som ansatt, og hvordan vi bruker denne informasjonen. Denne erklæringen inneholder opplysninger du har krav på å bli gjort kjent med, og viser til regler det er viktig at du kjenner til. 

Personopplysninger
Personopplysninger er alle former for informasjon som kan knyttes til deg som enkeltperson. Som ansatt kan dette for eksempel være opplysninger om ditt navn, adresse, lønn, sykefravær og arbeidserfaring. 

Særlige kategorier av personopplysninger
Opplysninger om din helse, fagforeningstilhørighet og eventuell straffehistorikk er blant opplysningene som kalles for sensitive personopplysninger. Det er vanligvis forbudt å behandle sensitive personopplysninger om deg, men Alstahaug kommune har i noen tilfeller lov til å behandle disse opplysningene[1]. Kommunen vil for eksempel kunne lagre opplysninger om din fagforeningstilhørighet, siden denne informasjonen er nødvendig i forbindelse med lønnsoppgjør.   

Behandlingsansvarlig
I Alstahaug kommune er det kommunedirektøren som er behandlingsansvarlig for dine personopplysninger. Ansvar for den daglige håndteringen av ansattopplysninger ligger til nærmeste leder, samt HR-/personalavdelingen. Behandlingsansvarlig bestemmer formålet med behandlingen og hvilke hjelpemidler som skal brukes. 

Behandlingsgrunnlag og formål
Alstahaug kommune behandler personopplysninger om deg for å administrere ditt ansettelsesforhold. Likevel må vi alltid ha et lovlig grunnlag for å behandle dine personopplysninger.[2] For arbeidsgiver vil behandlingsgrunnlagene typisk være arbeidsavtalen og rettslige forpliktelser. I noen tilfeller vil også berettiget interesse og samtykke kunne være behandlingsgrunnlag. Kommunen vil typisk ha en berettiget interesse til å lagre opplysninger knyttet til personalsaksoppfølgning. Dersom vi bruker ditt samtykke som behandlingsgrunnlag, kan du når som helst trekke tilbake samtykket ditt. 

Hvordan behandles opplysningene dine?
Personopplysningene dine registreres i kommunens elektroniske systemer, slik som lønns- og personalsystem, arkivsystem, adgangskontrollsystem osv. I tillegg vil ulike ansatte være registrert i ytterligere systemer som benyttes opp mot konkrete stillinger, når det er nødvendig for å kunne utføre arbeid for kommunen.

Ansattmapper
Kommunen har ansattmapper som inneholder informasjon om alle ansatte. Ansattmappen din inneholder dokumentasjon som har betydning for ditt arbeidsforhold, og for dine rettigheter og plikter som ansatt. I tilfelle personalsak, opprettes det egen sak. Saken skal avsluttes når personalsaken er ferdigbehandlet. Opplysninger om sykefraværsoppfølging lagres i en egen HMS-mappe. Fra 2017 er kommunens personalmapper lagret elektronisk i kommunens saksbehandlings- og arkivsystem. Mapper og dokumenter fra før dette, er lagret i fysisk arkiv.

Personalmappen vil blant annet kunne inneholde:

• CV, søknad, attester og andre dokumenter fra søknadsprosess 
• Arbeidsavtale
• Bekreftelse på fremvist politiattest
• Notater skrevet av arbeidsgiver
• Oppsigelse 

Personalsakmappen kan inneholde:

• Advarsler og tilrettevisninger
• Dokumenter knyttet til personalsaksoppfølgning

HMS-mappen kan inneholde:

• Dokumenter knyttet til sykefraværsoppfølging
• Referater fra samtaler

Opplysninger om deg blir også lagret i kommunens lønns- og personalsystem samt turnussystem. I disse systemene kan følgende opplysninger bli behandlet: 

• Navn
• Fødselsnummer
• Ansattnummer
• Kontaktinformasjon
• Lønnsinformasjon
• Betalingsinformasjon
• Arbeidstid
• Informasjon om sykefravær, sykemeldinger, avspasering, ferie og permisjon
• Skatteopplysninger
• Fagforeningstilhørighet
• Informasjon om nærmeste pårørende

Alstahaug kommune gjør flere automatiske behandlinger av dine personopplysninger. Dette vil kunne være for å beregne antall feriedager du har krav på, antall omsorgsdager du har krav på basert på antall barn som forsørges etc.

Kontrolltiltak 
Som ansatt har du rett til personvern, også på jobb. Noen kontrolltiltak vil kunne innebære at ditt personvern innskrenkes, og vil typisk utføres av hensyn til forsvarlig drift og krav til sikkerhet. Kontrolltiltak må alltid være saklig begrunnet.[4]

Aktivitetslogging
All din aktivitet i kommunens elektroniske systemer logges. Dette gjelder blant annet i systemene Elements, Cosdoc, Compilo, Microsoft AD. Det betyr at handlinger du som ansatt gjør i kommunens systemer, kan spores tilbake til deg. Noen ganger kan arbeidsgiver kontrollere din aktivitet.[5] Dette vil typisk kunne skje når vi har mistanke om misbruk av systemtilganger. Aktivitetslogger er sikkerhetstiltak som har til formål å sikre at opplysningene kommunen forvalter håndteres trygt og av riktige personer. 

Dele opplysninger om deg 
Enkelte av opplysningene om deg er underlagt taushetsplikt, og kan ikke deles med andre. Noen opplysninger er ikke underlagt taushetsplikt, og er dermed tilgjengelig for alle som ønsker innsyn i dem. Dette gjelder for eksempel offentlige søkerlister og informasjon om din årslønn. Noen ganger har kommunen også hjemmel til å dele opplysninger om deg med for eksempel NAV. Dette gjøres alltid innenfor lovens rammer.

Vi har også lov til å dele opplysninger som er anonymisert. Dette innebærer at ingen ut fra opplysningene kan skjønne at opplysningene gjelder deg og ditt ansettelsesforhold. 

Dine rettigheter 
Når kommunen behandler personopplysninger om deg, har du mange rettigheter.

Rett til innsyn
Du har rett til å be om innsyn i personopplysninger vi har lagret om deg. Etter at vi har gjort en vurdering, vil du få innsyn i disse opplysningene, med mindre det finnes lovlige unntak for å ikke gi deg informasjonen du ber om. I noen situasjoner kan vi for eksempel nekte deg innsyn i organinterne dokumenter.[6] 

Rett til retting
Dersom du mener vi har lagret opplysninger om deg som er feil, ufullstendige eller unøyaktige, har du rett til å be oss om å rette opplysningene. Du har krav på at vi retter opplysninger om deg som objektivt er feil. Det er også viktig å huske på at du og arbeidsgiver noen ganger kan være uenig i en vurdering om deg. I disse tilfellene har du ikke krav på at arbeidsgiver endrer sin vurdering. I stedet kan du be om at også din vurdering lagres. 

Rett til sletting
De fleste opplysninger om deg som ansatt er kommunen pålagt å arkivere[7]. Likevel har du alltid mulighet til å be oss slette opplysninger om deg. Dersom opplysningene ikke er underlagt arkivplikt eller annen lagringsplikt, kan du be oss slette opplysningene. 

Rett til å protestere
Du har rett til å protestere mot at opplysninger om deg som ansatt behandles, dersom kommunen bruker berettiget interesse eller utøvelse av offentlig myndighet som behandlingsgrunnlag.[8] En protest innebærer i utgangspunktet at kommunen ikke lenger kan bruke personopplysningene, med mindre det finnes tvingende berettigede grunner til å likevel behandle dem.[9] Dette skal arbeidsgiver i så fall vurdere konkret i din situasjon. 

Kontakt
Alstahaug kommune har personvernombud som skal ivareta personverninteressene dine. Personvernombudet heter Ståle Sjøvoll og kan kontaktes via e-post stale.sjovoll@digihelgeland.no eller tlf. 95 25 44 27. For spørsmål om ditt personvern som ansatt, kan du også kontakte din nærmeste leder eller .

Datatilsynet
Datatilsynet har som jobb å kontrollere at personvernregelverket etterleves. Dersom du mener ditt personvern ikke ivaretas av Alstahaug kommune, kan du melde fra til Datatilsynet.